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  • Une application-web conçue

    pour l’administration de votre structure d'accueil

  • Un outil essentiel qui manquait

    au pilotage de votre établissement

  • Un système d’information utile à la

    programmation de vos événements

  • Un Intranet optimisé et partagé pour le

    travail collaboratif et la communication interne

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Une idée innovante : ProScenia

ProScenia est une application web
dédiée au monde du spectacle vivant.

Son nom vient de "proscenium", qui en latin signifie "devant de scène".

ProScenia est née d'une volonté, celle de doter le monde professionnel du théâtre d'une application innovante, mutualisée et sécurisée.  
 

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ProScenia c'est quoi ?

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ProScenia est une application-web développée sur Drupal et Alfresco, deux standards du monde de l'open source reconnus pour leur souplesse d’utilisation, la réactivité de leur communauté et la richesse de leurs fonctionnalités.

ProScenia répond à vos besoins en sécurisant la gestion électronique de l'ensemble de la documentation liée à vos évènements.

L'application regroupe les principales fonctionnalités nécessaires à l'administration de votre structure.

 

Un besoin particulier ? Nous pouvons adapter ProScenia en fonction de votre demande !

Les points forts de ProScenia

STOCKEZ VOS DOCUMENTS IMPORTANTS
Contrat ? Remboursement ? Logistique ? Enregistrez tous vos documents sur ProScenia afin de les partager avec l'ensemble de vos collaborateurs

EXPORTEZ VOS FICHES REPRESENTATION
Après avoir entré les caractéristiques de vos projets sur ProScenia, une fiche représentation est téléchargeable au format PDF

SYNCHRONISEZ VOS EVENEMENTS AVEC VOTRE OUTIL PERSONNEL
Grâce au calendrier intégré à ProScenia et l'export au format iCalendar, retrouvez la totalité de vos rendez-vous sur votre PC ou votre smartphone

ENREGISTREZ VOS CONTACTS
Un répertoire mutualisé et partagé entre tous les utilisateurs impliqués dans votre projet

ProScenia en détail

ProScenia est une application-web, ce qui veut dire que l’application est accessible directement par votre navigateur internet via nos serveurs, et ceci sans installation préalable sur vos postes.

Administrateur, technicien, acteur, partenaire : 
ProScenia vous propose autant de comptes utilisateurs que souhaité.

Pour toutes questions éventuelles, un interlocuteur est à votre disposition.

ProScenia en détail

La gestion de projet est le coeur de ProScenia. L'application a été conçue sur une même plateforme dans le but de gérer vos documents administratifs lors de la création de vos projets. Saisissez les informations de vos projets (durée, casting, lieu, synopsis, etc.), ProScenia génèrera automatiquement des documents à partir de vos données que vous pourrez exporter au format PDF/Excel. Par exemple, vous pouvez imprimer une fiche représentation en quelques clics.

Stockez l'intégralité de vos contrats sur ProScenia afin de les rendre visibles et téléchargeables auprès de vos collaborateurs.

Retrouvez en détail les coûts qu'ont engendré vos projets (déplacement, repas, hôtel, etc.)

Mettez en ligne vos fiches techniques, vos calendriers de tournée, vos fichiers logistiques ainsi que vos documents de communication internes/externes, pour qu'ils soient visibles et téléchargeables par vos collaborateurs.

Organisez vos évènements avec la presse et votre public, ils seront affichés directement sur le calendrier de la page d'accueil.

Saisissez les informations des documents (images promotionnelles, article de presse, etc.) qui ont un lien avec votre spectacle.

Un mail ou un courrier imporant ? ProScenia vous donne la possibilité de les mettre en ligne sur l'onglet "Correspondance" pour les communiquer avec vos collaborateurs.

Une fois vos projets créés, retrouvez-les dans une liste organisée en fonction de son nom, de son type, de son activité et de sa saison.

Saisissez ces informations dans la barre de recherche pour accéder à l'évènement que vous souhaitez.

ProScenia est dotée d’un système de synchronisation automatique entre l’application et le site internet propre à votre structure.

Grâce à cette fonctionnalité, saisissez une seule fois les informations générales d’un spectacle, et intégrez-les directement sur votre site ou dans vos fichiers Indesign.

Nous pouvons paramétrer l'application pour vous permettre de disposer de tous les exports utiles à votre structure. De base, 2 exports sont disponibles:

• les fiches de représentations
• le tableau de bord général d'activité
 

Après avoir saisi ses informations, générez automatiquement le PDF d'une fiche représentation pour la télécharger et/ou l'imprimer.

 

Le tableau de bord général d'activité vous permet de visualiser la totalité de vos projets réalisés en fonction d'un type de projet et d'une saison donnés. Celui-ci est téléchargeable au format Excel.

Economisez votre temps grâce à l'outil fiche financière. Il synthétise automatiquement les dépenses et recettes relatives à chaque spectacle afin de vous donner une vision d'ensemble de la productivité de vos projets.

Choisissez les types de projets et la période qui vous intéressent et générez en un clic une synthèse complète au format Excel des informations budgétaires qui s'y rapportent.

Lorsque vous sauvegardez vos documents sur ProScenia (contrats, demandes, fiches techniques, etc.), ils sont directement envoyés sur une instance d'Alfresco vous étant dédiée. Il s'agit d'une plateforme de GED (Gestion Electronique de Documents) qui stocke vos données en toute sécurité basée sur l'Open Source (libre accès au code source), et qui les met à votre disposition visuellement ou en téléchargement en un clic !

Le calendrier ProScenia a la faculté d'afficher en direct les évènements que vous avez saisi dans vos projets; que ce soit un spectacle ou un rendez-vous divers.

Pour répondre à vos besoins et à votre confort, le calendrier peut être affiché selon le jour, la semaine, le mois ou l'année !

Le format iCalendar est utilisé pour synchroniser votre calendrier sur votre ordinateur, votre smartphone et/ou votre tablette. Grâce au bouton "export au format iCal", vous retrouverez tous vos évènements importants sur le support que vous souhaitez en quelques clics !

Une demande de congé ? Un remboursement ? Une avance sur salaire ? ProScenia donne accès à tous ces documents de la vie courante de votre structure sur un seul et même onglet !

Le répertoire ProScenia est relié à la création de vos projets, il vous donne la possibilité d'afficher les coordonnées de vos contacts directement dans vos fiches techniques sans double saisie. Ce système se base sur un mécanisme d'autocomplétion, qui consiste à générer une liste de propositions lorsque vous inscrivez des données dans le champ de texte.

Vous disposez d'un répertoire-structures et d'un répertoire-personnes avec les mêmes fonctionnalités. Le répertoire-structures vous permet d'enregistrer des informations sur les structures de relations publiques qui participent à vos projets.

Le répertoire-personnes vous donne la possibilité d'entrer toutes les coordonnées des personnes en lien avec vos projets.
Vous pouvez modifiier ou supprimer vos contacts en fonction de vos besoins, vous disposez également d'une barre de recherche pour un accès plus rapide.

Si vous avez une longue liste de contacts/structures à ajouter, profitez de la fonctionnalité "import csv" qui vous permettra d'intégrer toutes vos données d'un seul coup !

Le menu principal est divisé en 6 tuiles animées:
• Répertoire-contacts
• Répertoire-structures
• Liste des projets
• Documents utiles
• Site internet (lien vers votre propre site internet)
• Messagerie (lien vers votre propre outil de messagerie)

ProScenia vous donne la possibilité de créer 4 types de projets déjà programmés de base:
• Accueil
• Production-coproduction
• Tournée
• Formation

ProScenia est équipé d'un tutoriel de présentation afin de vous aider à mieux comprendre ses fonctionnalités !

 

En cas de besoins spécifiques, n'hésitez pas à nous contacter pour que l'on puisse adapter l'application à votre structure.